TANA PASER, Gerbangkaltim.com – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Paser menilai minimnya Sumber Daya Manusia (SDM) pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) berdampak pada tidak tertatanya arsip dengan baik dan rapih.

Hal tersebut dikatakan Kasi Akuisisi dan Deposit Kearsipan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Paser Marwan Natsir di Tanah Grogot, Kamis (19/12).

“Masalahnya karena minimnya SDM yang ngerti tentang tata kelola kearsipan yang baik,” kata Marwan.

Kewajiban mengelola arsip pemerintah ini merupakan amanat Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009.

Marwan mengatakan, sampel uji petik tentang kearsipan yang dilakukan DKP Paser terhadap 10 OPD hasilnya buruk.

“Sering arsip ditumpuk saja tidak dilakukan klasifikasi dan penataan,” kata Marwan.

Sarana dan prasarana yang terbatas juga dinilai sebagai faktor tidak tertata arsip daerah.

Sarana prasarana tersebut yakni pada filing kabinet dan record center (gudang) yang membuat arsip lantas hanya ditumpuk begitu saja.

Klasifikasi arsip daerah yang rutin pada setiap OPD diantaranya surat masuk, surat keluar, penomoran surat, hingga tata cara penulisannya.

“Pengklasifikasian jenis surat harus dilakukan. Jika rahasia ditulis R kalau penting ditulis P dan kalau biasa ditulis B,” jelas Marwan.

DKP Paser pada hari ini, telah menyosialisasikan kepada arsiparis OPD tentang tata kelola arsip melalui 4 pilar pedoman.

“Ada 4 pilar tata kelola arsip, yaitu tata naskah dinasJRA ( jadwal retensi arsip), klasifikasi SKKAD (sistem klasifikasi keamanan arsip daerah ). Semuanya akan diberlakukan tahun 2020,” jelas Marwan.

Tata kelola arsip telah diatur dalam beberapa Peraturan Bupati (Perbup) Paser diantaranya Perbup nomor 22 Tahun 2018 tentang retensi arsip atau penyimpanan arsip daerah, Perbup Paser nomor 37 tahun 2018 tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis serta Perbup Paser nomor 52 tahun 2019 tentang naskah dinas.